Зарплата: ставки, расчёт и ведомость

Раздел «Отчёты» -> «Зарплата» отвечает на три вопроса: сколько сотруднику положено, сколько ему начислили и за что. Начисление здесь записывается, а не пересчитывается каждый раз заново, поэтому закрытый период остаётся таким, каким его посчитали.

Ставки

Ставка описывает, из чего складывается оплата труда. Состоит она из оклада и блоков «Оплата за группы».

Каждая составляющая включается галочкой, а под ней появляются её настройки. Неотмеченное не начисляется вовсе; ноль означает другое - «начисляется, и ноль рублей».

Составляющие ставки

• Оклад за месяц - одна сумма на всю ставку, общая для всех групп сотрудника. С галочкой «Пропорционально проведённым занятиям» он считается по занятиям месяца, без неё - по календарным дням.
• За групповое занятие - сумма за каждое проведённое групповое занятие, независимо от числа пришедших.
• За индивидуальное занятие - то же за индивидуальные занятия, отдельным полем.
• За час работы - сумма за час, умноженная на длительность занятия: 250 ₽ в час у полуторачасового занятия дают 375 ₽.
• Процент от дохода за занятие - доля от денег, списанных с абонементов на занятиях этого сотрудника. С галочкой «Платить за списанные пропуски» в базу процента входят и занятия, с которых списали пропуск, без неё - только посещения.

Оклад

Галочка «Пропорционально проведённым занятиям» у новой ставки стоит, а способы различаются так:

• галочка стоит - оклад делится на занятия месяца по расписанию и платится за проведённые. Отменённое занятие уменьшает оклад на свою долю, а замена переносит долю с того, кого подменили, на того, кто вышел: у первого оклад уменьшается, у второго растёт на цену одной его смены;
• галочка снята - оклад делится на все дни месяца, и отмена занятия на нём не сказывается.

Под галочкой написано, как считается оклад при текущем её состоянии.

Оплата за группы

Блок «Оплата за группы» - это сдельная часть: сколько платим и за какие группы. Четыре составляющие внутри блока складываются в любом сочетании.

Под процентом стоит галочка «Платить за списанные пропуски». Списанный пропуск - это занятие, которое состоялось и списалось с абонемента, хотя ученик не пришёл: место за ним держали, деньги организация получила. С галочкой такие занятия входят в базу процента наравне с посещениями, без неё - не входят, и процент считается от дохода без них. У новой ставки галочка стоит. На остальные составляющие она не влияет: оплата за занятие и за час от того, кто пришёл, не зависят.

Почасовую оплату вместе с оплатой за занятие в ОДНОМ блоке задать нельзя: это двойная оплата одного и того же занятия. В разных блоках они законны - это разная работа.

Одну ставку можно назначить нескольким сотрудникам - тогда и поднимать её достаточно в одном месте.

Разные группы - разная оплата

Пока блок один, поле «Группы» в нём недоступно и подписано «Для всех»: такая ставка действует на все группы сотрудника. Если у ставки останется один блок, его группы не сохранятся - он снова будет означать «для всех».

Кнопка «Оплата за другие группы» добавляет второй блок. Как только блоков стало больше одного, у каждого нужно выбрать свои группы: обычные - поимённо, индивидуальные занятия - одним пунктом на направление («(индив.) Фортепиано»).

Например, так выглядит ставка, по которой за общие группы платят процент, а за подготовку к конкурсу - фиксированную сумму за занятие:

• блок 1: «Средняя группа», «Речь и дикция» - 15% от дохода;
• блок 2: «Сцендвижение» - 700 ₽ за групповое занятие.

Каждое занятие считается по своему блоку, а суммы блоков складываются. Допустим, за неделю сотрудник провёл три занятия «Средней группы» и два «Сцендвижения». С абонементов на первых трёх списалось 9 000 ₽, 15% от них - это 1 350 ₽; за два занятия «Сцендвижения» начислится 1 400 ₽. Итого за неделю 2 750 ₽.

Одну и ту же группу в два блока выбрать нельзя: иначе за одно занятие начислялось бы дважды. В отказе стоит имя группы.

Как завести ставку и назначить её

Сразу после подключения раздела вкладка «Ставки» не пустая. Проценты, которые стояли у сотрудников в их карточках, уже перенесены в ставки с названиями вида «Процент 40%» и назначены с первого числа текущего месяца; сотрудники с одинаковым процентом собраны на одну ставку. Проверьте названия и охват до того, как посчитаете первый месяц. Сотруднику, у которого процента не было, ставка не заводится.

1. Откройте «Отчёты» -> «Зарплата» -> «Ставки».
2. Нажмите «Новая ставка», впишите название, отметьте составляющие и заполните суммы, сохраните.
3. В списке «Ставки сотрудников» нажмите на строку сотрудника.
4. Выберите ставку и дату, с которой она действует.

В списке ставок каждая составляющая стоит своей строкой: сумма сверху, а под ней - за какие группы она платится («Все группы», если блок один). Открывать карточку, чтобы вспомнить условия, не нужно; то же перечисление стоит под полем «Ставка» в окне назначения.

В списке «Ставки сотрудников» стоят те, кто ведёт занятия, а рядом с каждым его роль.

Администраторов в списке нет. Ставка описывает оплату за занятия, а занятий у администратора не бывает по роли: назначенная ему ставка выглядела бы настроенной оплатой и начислила бы ровно ноль. Его зарплату вносите на вкладке «Ведомость» кнопкой «Начислить вручную» - строкой за месяц или за смену, как договорились.

Администратор, которому ставку успели назначить раньше (например, сменили роль после назначения), из списка не пропадает: иначе снять это назначение было бы нечем. Под именем ставки у него стоит подпись «Занятий не ведёт: начислится только оклад» или «Занятий не ведёт: по этой ставке не начислится ничего» - в зависимости от того, есть ли в ставке оклад.

Дата «Действует с» - часть назначения, а не оформление. Расчёт берёт ставку, которая действовала на дату занятия, поэтому «подняли процент с первого числа» и «подняли сегодня» дают разные суммы за уже прошедшие занятия месяца.

Назначить ставку задним числом можно, будущей датой - нет.

Окно всегда предлагает сегодняшнее число: «действует с» относится к новому решению, а не к прежнему. Если ставку и дату не менять, кнопка «Сохранить» останется недоступной - в истории не появится записи, за которой ничего не стоит. Поставить ту же ставку с более позднего числа тоже нечего: платили бы по ней все те же дни.

Дату можно исправить, пока за эти дни не начисляли по ДРУГОЙ ставке. Поставили не то число - откройте окно снова и выберите верное. Записи истории начиная с выбранного дня CRM перепишет, и окно заранее покажет, какие именно исчезнут: восстановить их потом нечем.

Ту же ставку можно расширить назад даже на оплаченные дни. Начислено по ней же - значит условия этих дней не меняются, а дни, где ставки не было, она просто накроет. Так решается «завели ставки в сентябре, а оплатить надо август»: расширьте ставку на август и посчитайте его отдельным периодом. Сдельная часть - занятия, часы, процент - придёт доплатой и сама, ближайшим расчётом; оклад считается только за тот период, который выбран.

Закрыты именно УСЛОВИЯ оплаченного дня. Поэтому поставить на него другую ставку нельзя: календарь не предложит такую дату и напишет под полем, почему. Граница у каждой ставки своя и меняется вместе с полем «Ставка».

Выход один: удалить эти начисления в ведомости. Границу держит начисление, а не факт расчёта, поэтому после удаления правка снова открыта - а посчитать период заново можно хоть сразу же, уже по новой ставке.

Совсем глубоко назначить не выйдет: расчёт не подбирает работу старше 400 дней, и дата за этим сроком не начислила бы ничего.

Если выбранная дата попадает в период, за который зарплату этому сотруднику уже считали, в окне появится предупреждение: его сдельная работа с этой даты придёт доплатой в блоке «за прошлые периоды» следующего расчёта, а оклад этих дней пересчитается там же. Это не ошибка - так же в расчёт попадает погашенный задним числом долг. Отменили расчёт по человеку - предупреждения больше нет, расчёты по его коллегам на него не влияют.

Снять ставку можно только с того дня, который она накрывает, и только если за него ещё не начислено. Снятие тоже переписывает историю с выбранной даты.

Историю ставок видно в том же окне - кнопкой «История ставок». Там перечислено, чем человеку платили и с какого по какое число, включая промежутки «Без ставки» и ставки, уехавшие в архив. Там же ответ на «почему за сентябрь посчитали по-другому»: начисленное не пересчитывается, и объяснить сумму можно только условиями, которые действовали тогда.

Ставку, на которой кто-то стоит, в архив убрать нельзя: сначала назначьте этим людям другую или снимите её пунктом «Без ставки». Архивная ставка пропадает из списка и из выбора при назначении, но остаётся в истории начислений: по ней по-прежнему видно, за что человеку заплатили весной. Кнопка «Показать архив» под списком открывает такие ставки вместе с датой, когда каждая ушла в архив, и действием «Вернуть из архива». Завести ставку с тем же названием заново нельзя - названия ставок не повторяются, поэтому нужную возвращают из архива.

Расчёт

1. Откройте вкладку «Расчёт».
2. Выберите период и, если нужно, конкретных сотрудников. Пустой выбор означает всех, кроме уволенных. Выбранные сотрудники общие с вкладкой «Ведомость»: перейдя туда, вы увидите начисления ровно тех же людей.
3. Нажмите «Рассчитать».
4. Проверьте суммы, укажите дату начисления и нажмите «Начислить».

Расчёт берёт ровно выбранный период. Дни до него он не трогает, даже если за них ещё не считали: подпись над результатом называет те же даты, что стоят в фильтре. Текущий месяц при этом считается по сегодняшний день - будущие занятия зарплаты не приносят, и дату позже сегодняшней календарь выбрать не даёт. Остаток месяца подберётся следующим расчётом.

Из этого следует порядок: считайте периоды подряд, не оставляя дыр. Посчитали с 1 по 15, потом с 24 по 30 - дни с 16 по 23 остаются неоплаченными, и сами они никуда не денутся. Пропущенные даты видно в плашке расчёта: посчитайте их отдельным периодом.

Результат по каждому сотруднику - строка на каждую составляющую его ставки: сколько работы и сколько денег. Строка раскрывается: нажмите на неё, и под ней появятся группы, за занятия которых начислено. У каждой стоит своя работа и своя сумма, а рядом с названием - та же цветовая отметка, какой группа помечена в расписании. Рядом с именем сотрудника стоит название его ставки; наведите на него (на телефоне нажмите), чтобы увидеть условия оплаты целиком, не уходя с расчёта.

У оклада в строке стоит своя дробь: сколько единиц оплачено из скольких за месяц - «7 из 30 дней», а при начислении по занятиям «2 из 4 занятий». Знаменатель всегда месячный, поэтому без него половина оклада за половину месяца читается как ошибка расчёта. Числитель же относится к самой строке: он объясняет именно её сумму, а не всё, что за месяц уже оплачено.

У процентной ставки в строке стоят два числа: посещения и занятия. Считается процент с посещений, поэтому одно занятие даёт столько единиц, сколько на нём было детей, - и «6 посещений на 2 занятиях» это не ошибка, а две разные величины. Занятия здесь те, за которые начислено: занятие, где никому ничего не списалось, дохода не принесло и в расчёт не попало.

У оклада разбивки нет: он платится за время, а не за конкретные группы.

Дата начисления - отдельное поле, и по ней строка попадает в расходы месяца. Зарплату за сентябрь начисляют и пятого октября; в прибыли она встанет в октябрь.

После «Начислить» CRM открывает ведомость за месяц той даты, которую вы указали, - там и лежат получившиеся строки. Предложение расчёта при этом исчезает: эта работа уже оплачена, и повторный расчёт того же периода даст пустой результат.

Повторный расчёт того же периода не начисляет ничего. Каждое занятие и каждое посещение оплачивается ровно один раз, поэтому нажать «Рассчитать» и «Начислить» дважды безопасно. Расчёт в этом случае так и скажет: «За этот период уже начислено», назовёт сумму и предложит открыть ведомость. Пустой результат с другой подписью - «Начислять нечего» - означает обратное: работы за период не было вовсе, ни занятий, ни отметок.

Пустой расчёт за прошлый месяц

Третья подпись - «Начислять некому». Она значит, что ни у кого из выбранных сотрудников ставка в этом периоде не действовала, и занятия тут ни при чём: платить за них нечем, потому что условий оплаты на те дни ещё не было.

Так выглядит обычное знакомство с разделом: ставки завели сегодня, а посчитать решили прошлый месяц. Плашка над результатом называет каждого поимённо и говорит, с какого числа его ставка действует. Чтобы оплатить прошлый месяц, откройте вкладку «Ставки» и перенесите начало ставки на его первый день: ту же самую ставку назад двигают свободно, даже если по ней уже начисляли. После этого посчитайте период заново.

За прошлые периоды

Посещение, за которое ученик ещё не заплатил, дохода не приносит: абонемент не выбран, и стоимости у такого занятия нет. Процент от него не начисляется.

Когда ученик оплачивает, CRM засчитывает его прошлые посещения задним числом. Работа, за которую тогда начислить было нечего, попадает в ближайший расчёт отдельным блоком «За прошлые периоды», и строка в нём подписана датой того самого занятия. Уже записанное начисление прошлого месяца при этом не меняется.

Так же работает обратный случай. Если занятие отменили или оплату вернули уже после начисления, в следующем расчёте появится строка с отрицательной суммой - ровно на то, что было начислено.

Изменилась длительность занятия

Почасовая оплата считается от длительности занятия. Поправьте длительность проведённого занятия после расчёта - и в ближайшем расчёте появится строка на разницу: доплата, если занятие оказалось длиннее, и удержание, если короче. Строка встаёт в блок «За прошлые периоды» с датой самого занятия.

Разница считается от того, что уже начислено, а не по сегодняшней ставке. Цена часа, изменённая после расчёта, на закрытый период не переносится: доплата за лишние полчаса придёт по той цене, по которой занятие и оплатили.

Остальные составляющие длительности не знают, и её правка их не трогает: ставка за занятие платится за само занятие, процент - за посещения на нём.

Перерасчёт оклада

У оклада тот же блок заполняется иначе. Оклад считается долями месяца, и отменённое задним числом занятие меняет цену каждой доли, поэтому уже оплаченные дни пересчитываются целиком: в блок «За прошлые периоды» встаёт строка на разницу. Дробь у неё тоже отрицательная - «-1 из 14 занятий» рядом с возвратом за одно занятие.

Разница бывает и без изменения числа занятий: занятие, заведённое в расписании задним числом, увеличивает план месяца, и те же проведённые занятия стоят теперь меньше. На месте дроби в такой строке стоит слово «Перерасчёт».

Работа выбранного периода и пересчёт прошлых дней стоят в разных блоках, каждый со своим итогом.

Копейки при этом не прибавляются и не теряются: месяц округляется целиком, а не каждая строка отдельно. Занятие, перенесённое на другую дату, снимается и начисляется одной и той же суммой, и месяц остаётся равен окладу за отработанные доли.

Ведомость

Вкладка «Ведомость» показывает все начисления за период с фильтром по сотрудникам: в фильтре отмечают одного или сразу нескольких, а пустой фильтр показывает всю организацию. Период здесь считается по дате начисления. Сумма за период стоит отдельным блоком «Итого за период» над списком: ведомость открывают ради неё, а не ради перечня строк. Она посчитана по всему периоду, а не по открытой странице: начислений за месяц у организации на два десятка сотрудников набирается больше, чем помещается на экран, и список идёт страницами. Размер страницы выбирается внизу списка.

Период и выбранные сотрудники живут в адресе страницы, поэтому «начисления Петровой за сентябрь» - это ссылка, которую можно отправить коллеге. По той же причине отбор не теряется при переходе на «Расчёт» и обратно: это один и тот же выбор на обе вкладки.

Строка раскрывается по нажатию в любое её место - стрелка слева показывает, открыта она или нет. У посчитанного начисления внутри та же подробность, что была на экране перед нажатием «Начислить»: за какие составляющие и за какие группы начислены эти деньги. Отвечать по ней преподавателю можно и через полгода. Если составляющая в начислении одна, группы под ней открываются сразу: выбирать не из чего, и нажимать второй раз не нужно. У ручного начисления работы за суммой нет, и раскрытие показывает другое - кто его внёс и когда.

Правка открывается только из меню «…» в конце строки: разбирают строку часто, а правят изредка.

Период расчёта стоит в строке отдельно («Расчёт за 01.09.2025 - 30.09.2025») и берётся из самого начисления, а не из текста примечания. Примечание под ним - это то, что CRM или человек дописали сверху: например, «Включая за прошлые периоды 1 250 ₽».

Кнопка «Начислить вручную» добавляет строку мимо расчёта: премию, доплату или удержание. Удержание вводится суммой со знаком минус. Поле «За что» обязательно.

У посчитанного начисления сумма и дата не правятся: они складываются из занятий и посещений периода, и в разбивке строки виден каждый рубль. Если ошиблись - удалите строку и посчитайте период заново. Дописать можно только примечание.

Ведомость в Excel

Кнопка «Выгрузить в Excel» на вкладке «Ведомость» собирает файл из двух листов:

• «Ведомость» - по строке на начисление: дата, сотрудник, период расчёта, тип, примечание и сумма, с итогом внизу;
• «За что начислено» - по строке на каждую составляющую и группу внутри начисления. На экране то же видно в раскрытой строке, а файл можно распечатать, отдать бухгалтеру или разослать преподавателям.

Единица измерения названа в заголовке колонки, а в клетке стоит число: по колонке считают итог и ставят фильтр. Пустая клетка означает, что такая единица у этой составляющей не считается: у оклада по календарю не считают ни посещений, ни занятий - он платится за дни, и его дробь («15 из 30 дней») видна на экране, в раскрытой строке.

Фильтр по сотруднику на файл не влияет: в него идёт вся ведомость периода. Суммы по одному человеку смотрите на экране, в раскрытой строке.

Уволенный сотрудник

Последний месяц уволенному считают и начисляют уже после увольнения, поэтому из зарплаты он не пропадает.

На вкладке «Расчёт» он стоит в списке сотрудников с пометкой «(уволен)», и выбрать его можно поимённо. Пустой выбор его не берёт, и в поле так и написано: «Все, кроме уволенных».

На вкладке «Ведомость» уволенный доступен и фильтру по сотруднику, и кнопке «Начислить вручную»: его начисления лежат в ведомости и через год после увольнения.

Ставку уволенному не сменить: список «Ставки сотрудников» показывает действующих сотрудников. Условия оплаты, на которых человек работал, при этом остаются, и расчёт за последний месяц считает по ним.

Что учесть

Занятие, которое ведут двое, оплачивается так: ставка за занятие и почасовая достаются каждому полностью, а процент делится между ними поровну. Сумма процентов при этом сходится с доходом организации по этому занятию.

Занятие, которое ещё не состоялось, зарплаты не даёт ничем - в том числе окладом. Расчёт за текущий месяц считает дни до сегодняшнего включительно.

То же самое в отчёте по преподавателям: колонка «Начислено» там - сумма ведомости за период, и нажатие на неё открывает саму ведомость по этому сотруднику.

Начисления в финансовом отчёте

«Фонд оплаты труда» финансовый отчёт берёт отсюда. Три следствия:

• фонд собирается по дате начисления. Зарплата за сентябрь, начисленная пятого октября, уменьшит прибыль октября;
• на вкладке «Преподаватели» стоит колонка «Начислено». Это сумма строк ведомости за период, а не отдельный расчёт: пока зарплата не начислена, там ноль. С колонкой «Отработано» в той же строке она не связана - начисляют и оклад, и премию, и доплату за прошлый месяц. По той же причине в разрезе появляются строки с нулевой работой: у тех, кому за период начислили, а занятий у них не было. Сама цифра кликается и ведёт в ведомость за тот же период и по тому же сотруднику - там видно, из чего она сложилась;
• в выгрузке финансового отчёта добавляется лист «Начисления»: вся ведомость за период по строке на начисление.

Что дальше

Финансовый отчёт - прибыль периода, в которую входят начисления отсюда.

Отчёт по преподавателям - занятия, замены и нагрузка по каждому сотруднику.