Филиалы: несколько адресов у одной организации

Филиал - это адрес, по которому организация проводит занятия. Если адресов несколько, филиалы позволяют смотреть расписание, учеников и доход по каждому отдельно.

Как это устроено

Занятие проходит в зале, а зал принадлежит филиалу. Из этого выводится всё остальное:

группа относится к тому филиалу, в зале которого она занимается;
ученик относится к филиалу через свои группы;
преподаватель ни к какому филиалу не привязан. Он ведёт там, где стоит занятие по расписанию, и может работать в двух филиалах в разные дни. Доход и оплата труда разделятся по фактическому месту проведения занятия.

Помечать учеников и преподавателей вручную не нужно.

Завести филиал

Откройте «Настройки» - «Залы и филиалы» - вкладку «Филиалы».
Нажмите «Добавить филиал» и введите название. Удобно называть адресом: «Ленина, 5».
Перейдите на вкладку «Залы» и укажите каждому залу его филиал.

На вкладке «Залы» появляется колонка «Филиал», а сами залы идут по филиалам: сначала залы первого, затем второго. Внутри филиала - по алфавиту. Так же подписаны и залы в архиве: в списке архива у каждого стоит его филиал.

Один филиал есть у организации всегда: он создаётся вместе с ней и называется «Основной». Его можно переименовать, как любой другой. В списке филиалы идут в порядке создания, поэтому первым остаётся тот, в котором уже стоят все ваши залы.

Заводит, переименовывает и убирает филиалы владелец или совладелец. Администратор список видит, но не меняет: филиалами ограничивают его собственный доступ, и править их он не должен. Залы при этом администратор заводит и переназначает как обычно.

Одинаковые названия залов

Названия залов уникальны внутри филиала, а не всей организации. Поэтому «Зал 1» может быть и на Ленина, и на Гагарина - дублировать адрес в названии зала не нужно.

Там, где залы выбирают (форма группы, создание занятия, фильтры в расписании и в виджете на сайте), они сгруппированы по филиалам, поэтому одинаковые названия различимы.

Там, где зал просто назван, к одинаковым названиям добавляется филиал: «Зал 1 (Ленина, 5)». Так подписаны занятия в расписании, страница занятия, карточка группы, разрез «Залы» в финансовом отчёте, кабинет ученика и карточки занятий в виджете на сайте. У зала с уникальным названием подписи нет - различать нечего.

Где видно филиал

Когда филиалов несколько, появляются:

фильтр «Филиал» в расписании, в списке групп и в списке учеников;
колонка «Филиал» в списке групп;
вкладка «Филиалы» в статистике финансового отчёта и отдельный лист «По филиалам» в выгрузке в Excel;
разбивка групп по филиалам при выборе группы в журнале посещаемости;
фильтр «Филиал» в виджете расписания на сайте организации;
поле «Филиал» в карточке преподавателя и администратора;
филиал в скобках у залов с одинаковыми названиями.

Кто какой филиал видит

По умолчанию все сотрудники видят все филиалы. Но преподавателя и администратора можно закрепить за филиалом: «Настройки» - «Сотрудники» - сотрудник, поле «Филиал». Владелец и совладелец видят организацию целиком всегда.

Пустое поле значит «все филиалы». Выбранные филиалы сужают расписание, группы, учеников, журнал посещаемости, отчёт по преподавателям и залы в настройках. Подробнее - в статье Права преподавателя.

Список самих филиалов при этом остаётся полным: в настройках сотрудник видит все адреса организации, в которой работает. Данные по чужим адресам ему всё равно закрыты, а менять справочник он не может вовсе.

Два запрета, о которых стоит знать заранее: поставить человека на занятие или группу в филиале, где он не работает, нельзя, и снять с него филиал, пока там остались его группы или будущие занятия, тоже нельзя.

Если зал переезжает в другой филиал

Филиал занятия считается по тому филиалу, в котором зал находится сейчас. Если вы переносите зал в другой филиал, вместе с ним туда переходит и вся история: доход за прошлые месяцы будет отнесён к новому филиалу. Отчёт за закрытый период после этого покажет другие цифры.

Перед сохранением CRM предупредит об этом и назовёт число занятий, которых это коснётся.

Архивация филиала

Филиал отправляется в архив из меню «…» в строке, как любая запись справочника. Два случая, когда архивация не пройдёт:

в филиале есть залы. Сначала переназначьте их в другой филиал;
это единственный филиал. Хотя бы один филиал в организации остаётся всегда: зал не может существовать вне филиала.

Зал не вернётся из архива, пока в архиве лежит его филиал: сначала верните филиал.

Закрепление сотрудников архивация не снимает. Филиал возвращается из архива вместе с доступом к нему, поэтому настройка прав не должна меняться от уборки справочника. Цена у этого одна: сотрудник, для которого этот филиал был единственным назначенным, останется видеть только его, то есть ничего нового в организации у него не появится. Перед архивацией CRM предупредит, скольких человек это коснётся; чтобы вернуть им доступ, назначьте другой филиал в карточке сотрудника.