Архив и удаление: две разные ступени

В CRM почти ничего нельзя стереть одним нажатием. Убрать запись из работы можно двумя способами: первый обратим, второй нет.

Ступень первая: архив

Кнопка «Архивировать» или пункт «В архив» в меню «…» не удаляет запись, а убирает её из активных списков. История при этом остаётся целиком.

Что архивируем	Что происходит
Ученик	Пропадёт из списков и расписания. История посещений и абонементы сохранятся
Группа	Будущие занятия будут удалены или отменены. История посещений сохранится
Направление, зал	Пропадёт из выбора при создании групп и занятий. Уже созданные записи сохранятся
Вид абонемента	Пропадёт из выбора при продаже. Уже выданные абонементы продолжат действовать
Сотрудник	Пропадёт из списков и подсказок, а вход в CRM ему закроется. Занятия и группы сохранятся

Ученики из архивной группы остаются в её составе: в карточке ученика группа так и стоит отмеченной, а рядом с названием появляется пометка «- в архиве». Возврат группы из архива поэтому возвращает её вместе с людьми, и записывать всех заново не нужно. Убрать ученика из такой группы можно тем же флажком в карточке. В общем списке учеников метки архивных групп при этом не показываются: там видны только те группы, куда человек ходит сейчас.

Обратная сторона того же правила: архивный ученик из состава группы не выписывается, но в счётчике учеников он больше не участвует. И в списке «Группы», и на странице группы стоит одно и то же число - сколько человек ходит.

Архивный ученик остаётся виден в журнале и в составе тех занятий, где он реально был: он на них ходил. Но журнал по нему становится только для чтения - заново отметить его или списать занятие с абонемента нельзя.

Справочник, на который ссылаются активные группы, заархивировать нельзя вовсе: иначе у группы остался бы зал или направление, которое не выбрать заново.

Группы можно отправить в архив пачкой: отметьте их квадратиками в списке «Группы» и нажмите «В архив» на панели внизу экрана - см. Создание группы.

Как вернуть из архива

Ученики и группы: кнопка «Архив» в шапке списка (рядом с ней число записей в архиве), затем в строке пункт «Вернуть из архива».
Направления, залы, абонементы: в разделе настроек внизу кнопка «Показать архив».
Сотрудники: там же, в разделе «Сотрудники».

Возврат из архива - обычное действие, отдельного подтверждения паролем не требует. Учеников возвращает любая роль организации, всё остальное - владелец, совладелец и администратор.

Исключение одно - индивидуальные занятия. Кнопка «Убрать» закрывает их насовсем: в архиве групп они не показываются и обратно не возвращаются. Ученик снова начал ходить - задайте расписание заново, хоть с другим преподавателем; прошлые занятия и отметки при этом остаются в его истории.

Ступень вторая: удалить навсегда

Полное удаление доступно только из архива: сначала запись архивируется, и лишь потом в её меню появляется «Удалить навсегда».

Подтверждение честно предупреждает: запись «пропадёт из всех списков, расписания и отчётов (включая прошлые занятия). Отменить операцию нельзя». В отличие от остальных окон, кнопка по умолчанию здесь - «Отмена».

Удалённый ученик исчезает из журналов и отчётов за прошлые периоды, и цифры посещаемости за прошедшие месяцы изменятся. Нужна корректная история - оставляйте запись в архиве.

Архив и лимиты тарифа

Архивные ученики и группы не занимают место в лимите тарифа. Но возврат из архива лимит проверяет: если тариф уже заполнен, вернуть запись не получится, пока не освободится место или не вырастет тариф.

Что дальше

Список учеников: поиск и фильтры - откуда архивировать ученика в один клик.
Карточка ученика - как выглядит архивный ученик изнутри.