Создание группы - Позитив CRM

Группа - это постоянный состав учеников со своим недельным расписанием. Всё остальное в CRM собирается вокруг неё: занятия, журнал, отчёты и списания с абонементов.

Кто может создавать

Владелец, совладелец и администратор. У преподавателя кнопки «Новая группа» нет вовсе.

Шаги

Откройте «Группы» и нажмите «Новая группа».
Заполните блок «Основное»:
- «Название» - как группа будет называться в расписании и в журнале, до 100 символов;
- «Вид занятия (направление)» - из справочника направлений;
- «Преподаватели» - кто ведёт группу. Можно выбрать нескольких: если разные дни недели ведут разные люди, укажите здесь всех, а кто ведёт какой день - в блоке «Расписание»;
- «Зал» - где группа занимается по умолчанию.
В блоке «Расписание» нажмите «Занятие» и задайте дни и время занятий.
Нажмите «Сохранить». Появится сообщение «Группа сохранена, расписание обновлено».

Все четыре поля блока «Основное» обязательны: без хотя бы одного преподавателя группу сохранить нельзя. Если в организации заведён ровно один зал, одно направление или один преподаватель, CRM подставит его за вас - открывать список из одной строки не придётся.

Цвет группы

Под полями блока «Основное» стоит «Цвет» - тот кружок, который стоит слева от названия группы в списках, в расписании, в метках у ученика и в отчётах.

Нажмите на поле - откроется палитра: спектр, готовые образцы под ним и строка с кодом цвета вида #4c6ef5. Цвет выбирается любой: ведите по спектру, нажмите образец или впишите код, если он у вас уже есть (например, фирменный цвет организации). Дальше - «Сохранить».

Цвет один на всю программу: сменив его в карточке, вы увидите новый оттенок и в списке групп, и в расписании, и в отчётах.

Новая группа получает цвет сразу, дальше его можно поменять. Копия группы наследует цвет образца.

Выбирать цвет может тот же, кто правит карточку группы: владелец, совладелец и администратор.

Кнопка «Сохранить» показывает, есть ли что сохранять: пока правок нет, она серая и неактивная, а после записи на пару секунд загорается зелёная галочка и «Сохранено». Если уйти из карточки с несохранённой правкой, появится предупреждение с кнопкой вернуться.

Копия существующей группы

Если новая группа похожа на уже заведённую - то же направление, тот же преподаватель и зал, такое же расписание, - её не нужно заполнять с нуля.

В списке «Группы» нажмите «…» в строке нужной группы.
Выберите «Копировать».
Откроется карточка новой группы, заполненная по образцу: к названию добавлено «(копия)», направление, преподаватели, зал и все строки расписания перенесены.
Галочка «Скопировать состав» стоит по умолчанию - рядом с ней написано, сколько учеников перенесётся. Снимите её, если новую группу будете набирать заново.
Поправьте, что нужно, и нажмите «Сохранить».

Состав именно копируется, а не переносится: ученики останутся и в исходной группе, а в новой окажутся дополнительно. Занятия им будут ставиться по расписанию новой группы. Индивидуальное расписание внутри группы (если вы его настраивали) в копию не переходит - оно описывало дни исходной группы, а у копии они свои; см. Состав группы.

Ученики в архиве не копируются: они остаются только в истории той группы, где занимались.

Пункт «Копировать» видят владелец, совладелец и администратор. Копия занимает место в тарифе так же, как любая новая группа.

Кого нельзя назначить преподавателем

В списке преподавателей группы нет администраторов: по роли «Администратор» вести занятия нельзя. Если сотрудник уже ведёт группы или у него есть будущие занятия, сменить его роль на администратора CRM не даст.

Лимит тарифа

Число активных групп ограничено тарифом. При попытке создать группу сверх лимита появится сообщение «Тариф «…» рассчитан не больше чем на … групп. Смените тариф в настройках организации или обратитесь к её владельцу» - с названием вашего тарифа и его потолком.

Архивная группа места в тарифе не занимает, поэтому лишние можно отправить в архив. Возврат из архива проходит ту же проверку лимита, что и создание.

Архив группы

Кнопка «В архив» в карточке группы. В подтверждении сказано, что будущие занятия будут удалены или отменены, а история посещений сохранится. Группа пропадёт из списков и из расписания, прошедшие занятия останутся.

Возврат - кнопка «Вернуть из архива». Занятия при этом будут созданы заново по расписанию группы, начиная с сегодняшнего дня.

Действия сразу над несколькими группами

Слева от названия каждой группы в списке стоит квадратик выбора, а над списком - «Выбрать все». Отметьте нужные группы, и внизу экрана появится панель с числом выбранных и двумя кнопками: «Отмена / замена» и «В архив». Первая открывает окно массовой отмены или замены преподавателя, вторая архивирует все отмеченные группы разом.

«Выбрать все» отмечает только те строки, что видны сейчас, - после поиска и фильтров. Меняете поиск или фильтр - выбор сбрасывается.

Кнопка «В архив» сначала показывает окно «Архивировать группы?» с перечнем того, что уходит в архив: первые три названия и «и ещё N», если групп больше. Последствия те же, что при архивации одной группы.

Квадратиков нет у преподавателя: эти действия ему недоступны.

Дальше: Состав группы и Отмена и замена сразу за период.