Списываются ли пропуски

Ученик не пришёл. Съест это занятие из абонемента или нет - решаете вы, и решение задаётся не у занятия, а у вида абонемента. У каждого вида своё правило, поэтому в одной организации могут спокойно уживаться «строгий» и «щадящий» абонементы.

Три правила

Правило выбирается при заведении вида абонемента в «Настройки» -> «Абонементы и скидки»:

1. «Не списывать занятия» - пропуск ничего не тратит. Ученик болел неделю, абонемент его дождался.
2. «Списывать занятия» - пропуск списывается так же, как посещение. Место в группе занято, оплата за него взята.
3. «Разрешить N пропусков, сверх - списывать» - компромисс. Первые N пропусков прощаются, всё, что сверх, списывается. Количество задаётся в поле «Сколько пропусков разрешено (N)». Квота считается по одному абонементу, а не за всё время.

Правило выбранного вида показано подписью прямо в окне оформления оплаты.

У безлимитного вида правила нет вовсе: занятия там не ограничены, и отнять пропуску нечего. Поле в настройках такого вида не показывается, подписи в окне оплаты тоже нет, а число пропусков в карточке ученика считается как обычно.

Какое правило выбрать для разового занятия

У вида на одно занятие правило решает судьбу всей оплаты: списывать здесь нечего, кроме единственного занятия.

• «Не списывать занятия» подходит, когда ученик покупает занятие, а не конкретный день. Он не пришёл - занятие дождётся следующего прихода.
• «Списывать занятия» подходит для индивидуальных занятий. Час преподавателя забронирован под ученика, и неявка его не возвращает.

Частый случай: ученик берёт сразу два разовых занятия, приходит на одно и пропускает следующее по расписанию. При правиле «Не списывать занятия» второе занятие остаётся на месте, при «Списывать занятия» сгорает.

Списанное за пропуск занятие можно вернуть и по уже проданному абонементу: откройте занятие в журнале и поставьте ученику пропуск с уважительной причиной. Такой пропуск занятие не тратит, остаток вернётся сразу.

Сколько пропусков на абонементе

Счётчик пропусков стоит в карточке ученика, на вкладке «Посещаемость и абонементы», рядом с остатком занятий абонемента.

• У абонемента с квотой («Разрешить N пропусков, сверх - списывать») строка стоит всегда, даже пока пропусков не было: «Пропуски без уважительной причины: 2 из 3». Как только счётчик упрётся в правую цифру, следующий пропуск начнёт списывать занятие.
• У него же, когда пропусков стало больше квоты, в строке стоят все пропуски и цена: «Пропуски без уважительной причины: 4, списано 1 занятие».
• У абонемента, который пропуски не списывает, и у абонемента, который их списывает, строка одна и та же - число пропусков: «Пропуски без уважительной причины: 2». Сколько они стоили, задаёт правило вида: у первого ни во что, у второго - в два занятия, и это видно по остатку.

За какие именно дни списалось

Счётчик говорит, сколько занятий съели пропуски, а какие это были дни, видно в календаре посещаемости там же, на вкладке «Посещаемость и абонементы». День с пропуском, который стоил занятия, помечен в углу меткой «−1», и под календарём появляется строка легенды «Пропуск списан с абонемента». Пропуск без метки абонементу ничего не стоил - он прощён по правилу вида.

Число в метке - это цена всего дня. У группы с двумя занятиями в один день пропущены бывают оба, и тогда в углу стоит «−2».

Метку получает день, закрашенный пропуском. Если в тот же день ученик на другое занятие пришёл, день закрашен посещением, и метки в углу нет: она читалась бы как «за приход списали занятие». Нажмите на такой день - откроется список занятий, и «(−1)» будет стоять в строке своего: «16:30 Пропуск без уважительной причины (−1)». Так же это подписано в журнале занятия.

То же и в личном кабинете ученика: человек по ссылке видит, за какой день с его абонемента ушло занятие, и не идёт с этим вопросом к администратору.

Слова «без уважительной причины» - формулировка вашей организации. Если вы переименовали пропуск в «Настройки» -> «Компания» -> «Названия пропусков», счётчик подпишется по-новому вместе со всем остальным приложением.

Бесплатное занятие - отдельная история

Статус «Бесплатное занятие» не списывает ничего и никогда, независимо от вида абонемента, и долгом тоже не становится. Так проводят пробное занятие, отработку пропущенного или дарят занятие в честь дня рождения.

Списанный пропуск считается отработанным

Если пропуск списал занятие, организация за него уже получила деньги. Поэтому в финансовом отчёте такие занятия входят в «Отработано», но показаны отдельной цифрой «Из них пропуски» рядом с общей суммой.

Большая доля пропусков в отработанном - повод посмотреть журнал группы за месяц.

Платить ли преподавателю за такие занятия, организация решает сама - галочкой «Платить за списанные пропуски» в карточке сотрудника. На деньги организации она не влияет, только на зарплату, см. Отчёт по преподавателям и зарплата.

Обратное тоже верно: посещение, за которое ученик не заплатил, в «Отработано» не попадает. Оно висит долгом до следующей оплаты и попадёт туда в тот момент, когда долг закроется.

Что дальше

• Виды абонементов - где задаётся правило.
• Журнал занятия - как ставятся статусы посещения.
• Долг ученика - что бывает, когда абонемента нет вовсе.