Добавление сотрудника и доступ в CRM

Сотрудников заводит и правит только владелец организации. Совладелец, администратор и преподаватель видят список, но кнопки редактирования у них нет.

Как добавить

«Настройки» -> «Сотрудники».
Кнопка «Добавить сотрудника».
Заполните форму и нажмите «Сохранить».

Поля формы:

Имя - обязательное, всё остальное можно оставить пустым.
Телефон - для связи, на доступ не влияет. Набирается цифрами, разделители расставляются сами: «+7-900-123-45-67».
Дата рождения - необязательное. Заполните её, и утром в этот день всем остальным сотрудникам организации придёт напоминание: см. Дни рождения учеников и сотрудников. Возраст сотрудника коллегам не показывается.
Email - именно он выдаёт доступ в CRM: в подсказке у подписи поля (знак вопроса) так и написано - «Нужен для входа в CRM». Оставьте пустым, если человеку вход не нужен: без адреса он останется записью в справочнике. Поле не контактное, как телефон: на указанный адрес сразу уходит приглашение.
Роль - «Совладелец», «Администратор (занятия не ведёт)» или «Преподаватель». Пояснение в скобках стоит прямо в списке: администратора не выбрать преподавателем группы или занятия. Роль владельца в списке отсутствует: владелец один и задаётся регистрацией.
Видимость данных и Отметка оплаты - показываются только у роли «Преподаватель», см. Права преподавателя.
Процент от отработанного - база расчёта зарплаты в финансовом отчёте. Знак вопроса у подписи поля объясняет, от чего именно считается процент: от стоимости проведённых занятий, а не от оплат, поступивших за период. Пустое поле означает, что оплата труда не настроена, и в отчётах на месте зарплаты стоит прочерк, а не ноль. Видят и правят только владелец и совладелец. У администратора поля нет.
«Платить за списанные пропуски» - галочка под процентом, по умолчанию включена. Снимите её, если преподавателю платят только за пришедших учеников: занятия, где ученик отмечен пропуском и занятие списалось с абонемента, перестанут входить в базу расчёта его зарплаты. На деньги организации это не влияет. Тот же доступ, что у процента: только владелец и совладелец.

Оплата труда в списке сотрудников

На широком экране список показывает две дополнительные колонки - «Процент» и «За пропуски». На узком окне и на телефоне их нет: там в строке помещаются только имя, email и роль. Видят эти колонки владелец и совладелец; у администратора и преподавателя их нет вовсе.

Прочерк в колонке «Процент» означает, что оплата труда сотруднику не настроена. Галочка в колонке «За пропуски» означает «платим», слово «Нет» - «не платим». Пока процент не задан, вторая колонка тоже показывает прочерк: без процента зарплата не считается.

Сотрудник без доступа в CRM

Email заполнять не обязательно. Такой сотрудник в списке показан как «без доступа в CRM»: его можно ставить преподавателем группы и занятия, он попадает в расписание и в отчёты, но войти в CRM не может.

Роль ему тоже не назначается - в форме так и написано: «Роль будет назначена, когда вы создадите доступ в CRM».

Доступ выдаётся в любой момент: откройте сотрудника, впишите email, сохраните.

Как сотрудник заводит себе пароль

Пароль за сотрудника не придумывают. После сохранения email на этот адрес уходит письмо с кодом, и человек задаёт себе пароль сам.

Повторное приглашение: откройте сотрудника и нажмите «Отправить приглашение» внизу формы. Кнопка есть только у тех, у кого доступ уже создан.

Как понять, вошёл сотрудник или нет

Рядом с адресом в списке сотрудников стоит жёлтая метка «Ожидает входа»: приглашение отправлено, но человек в CRM ни разу не заходил. Как только он войдёт хотя бы один раз, метка пропадает сама. На телефоне она стоит в карточке сотрудника под адресом, а в форме сотрудника - у подписи поля «Email», рядом с кнопкой повторного приглашения.

Метка относится только к вашей организации. Если вы пригласили человека, который уже работает в другой организации на этой же CRM, метка у него всё равно будет: в CRM он входит давно, а вашу организацию ещё не открывал.

Метку видит только владелец организации - он же один и может переслать приглашение.

Если человек уже работает в другой организации

Вводите тот же самый email. Отказа «email занят» не будет: доступ добавится к его существующему аккаунту, он войдёт прежним паролем, а ваша организация появится у него в переключателе организаций.

Смена email у сотрудника с доступом

Новый адрес нужно будет подтвердить письмом. А вот стереть email, чтобы закрыть человеку вход, нельзя - появится ошибка, в которой названа кнопка «Отозвать доступ в CRM». Подробности - в статье Отзыв доступа и увольнение.