Почему нужно отмечать всех учеников

Привычка из бумажного журнала: отметить тех, кто пришёл, а остальных не трогать. В CRM так делать нельзя. С отметки списывается занятие с абонемента, по ней считается серия пропусков и процент посещаемости. Ученик без отметки для CRM не пропустил занятие, а «неизвестно, что с ним было».

Неотмеченный и пропустивший - разные вещи

Что происходит с пропуском, задаёт вид абонемента ученика: «Пропуски без уважительной причины списываются», «Не списываются» или «Разрешено 2 пропуска» (см. Четыре статуса посещения). Пока отметки нет, ни одно из этих правил не применяется: в журнале нет ответа, был ученик или нет. Что от этого ломается:

Пропуск не списывается с абонемента. У вида абонемента, где пропуски списываются или прощаются только первые два, ученик получает занятие бесплатно. Остаток на абонементе остаётся завышенным, абонемент не заканчивается вовремя, и напоминание об оплате приходит позже, чем должно.
Серия пропусков не считается. Метка «пропускает подряд» в списке учеников, утреннее уведомление «Ученики пропускают занятия подряд» и колонка «Перестали ходить» в отчёте по преподавателям работают по отметкам пропуска. Ученик, который перестал ходить, а в журнале у него пустые клетки, для CRM никуда не пропадал.
Процент посещаемости считается без этих занятий. В отчёте по посещаемости неотмеченное занятие показано точкой и в расчёт не входит. Группа, в которой отмечали только пришедших, получает посещаемость сто процентов.
Ученик не видит пропуск в личном кабинете. В календаре кабинета такой день остаётся пустым: ни посещения, ни пропуска. Ученик не может свериться, сколько занятий он пропустил и что с них списалось.
Занятие остаётся помеченным как незакрытое. Оранжевый знак на карточке занятия в расписании, блок «Не отмечен журнал» на «Главной», оранжевая рамка дня в карточке ученика и цифра в колонке «Без отметок» отчёта по преподавателям снимаются только тогда, когда отмечен каждый, кого на занятии ждали.

Отмечать всех - это одно нажатие

Отмечать только пришедших можно и дальше, если после этого закрыть журнал.

Отметьте тех, кто пришёл: галочкой в строке или тумблером «Отметить всех».
Нажмите «Закрыть журнал (N)». Всем, у кого отметки нет, проставится пропуск. Какой пропуск ставить, выбирают один раз шестерёнкой рядом с кнопкой, и выбор запоминается.

Подробно о кнопке - в статье Закрытие журнала.

Пока на прошедшем занятии остаётся хотя бы один ученик без отметки, над журналом стоит жёлтая плашка «Посещаемость отмечена не у всех» с числом неотмеченных. Плашка исчезает сама, как только отмечен последний.

Кого отмечать не нужно

CRM ждёт отметку только от тех, кто на занятие должен был прийти, и в число неотмеченных не включает:

ученика, у которого в этот день нет занятий по индивидуальному расписанию (в строке стоит «не его день»);
ученика с отметкой «Временно не ходит»;
архивного ученика: он остался в журнале как история;
ученика, добавленного в группу позже даты занятия (поле «Ходит с» в составе группы).

Строки таких учеников погашены серым, и кнопка «Закрыть журнал» их не трогает.

Занятие не состоялось

Если занятия не было вовсе (заболел преподаватель, отключили свет), журнал заполнять не нужно. Отмените занятие кнопкой «Отменить занятие» на его странице: списания с абонементов вернутся, а метка незакрытого журнала снимется. Пустой журнал вместо отмены оставляет занятие в отчётах проведённым, а учеников неотмеченными.

Подробно об отмене - Отметка заранее и отменённые занятия.

Что дальше

Где искать незаполненные журналы: Закрытие журнала, раздел «Где видно незакрытые журналы». Как посещения превращаются в долг: Долг ученика.