Долг ученика

Ученик пришёл на занятие, а абонемент уже закончился или его вообще нет. Вы всё равно отмечаете посещение - и CRM записывает это занятие как долг ученика.

Что вы увидите

• В карточке ученика и в его личном кабинете - красная плашка «Не оплачено N занятий - посещения без действующего абонемента. Спишется автоматически при следующей оплате».
• В списке учеников в колонке остатка - красное «Долг: N».
• В журнале занятия в колонке «Абонемент» - «Не оплачено N зан.».
• В календаре посещений ученика такие дни помечены как «Не оплачено».

Как долг гасится

Долг закрывает любая более поздняя оплата, независимо от того, когда было занятие. Оформили абонемент - неоплаченные посещения списываются с него сразу, в момент сохранения. Ничего нажимать дополнительно не нужно.

Из-за этого свежий абонемент на 8 занятий может показать остаток «2 из 8» сразу после оплаты: шесть занятий ушли на прошлые долги.

Что спишется - видно до оформления

Окно «Оплата абонемента» называет результат заранее, жёлтой плашкой над формой: «Сразу спишется 5 занятий за прошлые посещения. Останется 3 из 8». Цифры считаются под выбранный вид абонемента, даты действия и группы, поэтому условия можно менять прямо в окне и сразу видеть, что получится.

Та же плашка стоит и в окне «Оформление по заявке», когда вы подтверждаете оплату, пришедшую из личного кабинета ученика: форма там общая, см. Заявки на оплату.

Строка меняется под ситуацию:

• у вида, который списывает пропуски, названы обе части - «Сразу спишется 6 занятий: 5 посещений и 1 пропуск»;
• абонемента не хватило на весь долг - добавляется «Неоплаченными останутся ещё 2 занятия - их закроет следующая оплата»;
• занятия абонемента остались, а долг всё равно не закрыт - «Ещё 1 неоплаченное занятие этот абонемент не закроет - под его условия оно не попадает». Так бывает у абонемента, суженного списком «Действует на занятия»: долг висит за занятие другой группы или другого направления индивидуальных занятий;
• у безлимитного абонемента фраза кончается на самом списании - «Сразу спишется 7 занятий за прошлые посещения». Остатка у такого абонемента нет, и сказать «останется столько-то» ему не о чем, см. Виды абонементов;
• списывать нечего, а долг есть - «У ученика 1 неоплаченное занятие, но этот абонемент его не закроет - под его условия оно не попадает». Это тот же случай, что и предыдущий, только абонемент не закрывает долг ЦЕЛИКОМ: занятия вне его групп, вне его срока или это пропуски, которые он не списывает;
• списывать нечего и долга нет - плашки нет вовсе.

Занятия закрываются по порядку дат, от самых старых. Если абонемента хватило не на всё, неоплаченными остаются самые свежие занятия. В той же очереди по дате стоит и пропуск без уважительной причины, если вид абонемента списывает пропуски и день пропуска попадает в оплаченный отрезок: занятие за пропуск 28 июля спишется раньше, чем за посещение 31-го.

Дата начала абонемента гашению долга за посещения не мешает. Она решает, каким абонементом платить за будущие занятия, а старый долг закроет и абонемент, начавшийся сегодня: ученик на занятии был, и организация свою работу сделала.

С пропусками иначе: пропуск списывается только на том отрезке, за который абонемент заплатил. Отрезок начинается с даты в поле «Начало действия», а если абонемент закрыл и посещения прошлых дней - с самого раннего из них. Пропуск, случившийся раньше этой даты, остаётся неоплаченным: до него абонемент не дотянулся, и чтобы захватить его, «Начало действия» ставят пораньше. Разбор по дням - Списываются ли пропуски.

Долг можно закрывать только разовыми занятиями

Настройка необязательная. В разделе «Настройки» -> «Абонементы и скидки», под списком видов, стоит блок «Абонемент для погашения задолженности». Выбранный там вид становится единственным, что ученик может выбрать в своём кабинете, пока за посещённые занятия не заплатили, а количество подставляется по числу неоплаченных занятий - долг закрывается одной суммой.

Подробности и доводы - Виды абонементов. На ваши собственные оформления из карточки ученика настройка не влияет.

Что долгом не считается

• Отменённое занятие. Оно не состоялось, все списания с него снимаются, а отметки остаются только историей. В долг такие занятия не попадают.
• Пропуски. В цифру «Не оплачено N занятий» пропуск не входит: занятие за него либо списывается с абонемента по правилу вида абонемента, либо не списывается вовсе - см. Списываются ли пропуски. Пропуск раньше оплаченного абонементом отрезка следующая оплата не забирает.
• Статус «Бесплатное занятие». Он не тратит абонемент и не создаёт долга. Так проводят пробное занятие или отработку.

Что видно в личном кабинете

Ту же самую плашку «Не оплачено N занятий». Личный кабинет открывается по ссылке, которую вы даёте ученику, и цифра там всегда совпадает с вашей: считается она из одного места.

Как правильно закрывать долг

Не пытайтесь «поправить» цифру, редактируя старые абонементы: сдвиг даты начала вперёд занятия не вернёт, а долг только запутает. Правильный путь - оформить оплату как обычно (Как оформить оплату), CRM разберётся с зачётом сама.