Автоматические напоминания об оплате в мессенджер

Напоминание об оплате уходит само, без участия администратора: раз в сутки тем ученикам, у кого абонемент подходит к концу. Включается одним переключателем и по умолчанию выключено.

Как включить

Откройте «Настройки» -> «Сообщения ученикам», вкладку «Настройки», блок «Напоминания об оплате», переключатель «Напоминать об оплате автоматически». Пока канал не подключён, переключатель виден, но не нажимается.

Над переключателем написано, когда уходит напоминание: при каком остатке занятий и за сколько дней до конца срока. Пороги задаются в разделе «Компания», ссылка на него стоит там же.

Под переключателем CRM сразу показывает охват: сколько учеников попадает под правило сейчас и скольким из них есть куда написать. Второе число обычно меньше - остальные ещё не подключили сообщения. Кнопка «Показать список» рядом открывает окно со всеми учениками, которые сейчас под правилом: у подключённых стоит знак мессенджера, у остальных перечёркнутый значок. Имя ведёт в карточку ученика. Тем, кто без знака, отправьте ссылку на кабинет: подключиться они смогут оттуда сами.

Кого касается

Повод для напоминания тот же, что зажигает метку «Требуется оплата» в списке учеников: занятий осталось мало или срок абонемента подходит к концу, причём по каждой группе ученика отдельно. У ученика с безлимитным абонементом повод бывает только по сроку. Пороги задаются в разделе «Компания» и общие для всей организации: Напоминание об оплате.

Напоминание не уходит:

• тем, кто не подключил сообщения;
• у кого абонемент уже закончился - повод звучит как «заканчивается», а не «закончился», и разговор о накопившемся долге автоматизировать нельзя;
• у кого за какую-то группу не платили ни разу: там нечему заканчиваться, и такое сообщение читалось бы как ошибка. Про это, как и про долг, с учеником говорят сами;
• за группу, которую ученик перестал посещать;
• ученикам в архиве и замороженным;
• тем, у кого уже есть непроверенная заявка на оплату: человек прислал чек вчера, и напоминание читалось бы как «вас не заметили».

Каждому ученику напоминание уходит один раз, или два, если задан повтор (см. ниже). Следующее напоминание тот же ученик получит только после новой оплаты, то есть когда у него появится новый абонемент.

Повторное напоминание

В поле «Напомнить ещё раз» выберите, за сколько дней до конца срока абонемента напомнить второй раз: за 1, 2, 3, 5 или 7 дней. По умолчанию в поле стоит «Не напоминать». Пример: в разделе «Компания» стоит 7 дней, здесь выбран 1 день. Ученик получит напоминание за неделю до конца оплаченного месяца и ещё одно накануне.

Повтор уходит только у абонементов со сроком действия. У бессрочного абонемента напоминание бывает одно, по остатку занятий.

Если первое напоминание пришло уже в срок повтора, второго не будет. Срок повтора выбирайте меньше, чем порог «За N дней до конца» в разделе «Компания». Если он не меньше, под полем появится предупреждение.

Если ученик оплатил раньше, повтор не придёт: новая оплата закрывает повод.

Только для части групп

Под текстом напоминания есть поле «Группы». Пустое поле значит, что напоминание уходит по всем группам. Если выбрать группы, напоминание получат только те, кому пора платить именно за одну из них.

Пример: ученик ходит на курс и на вокал, в поле выбран только курс. Напоминание придёт, когда заканчивается оплата курса, и не придёт, когда заканчивается абонемент на вокал. Ученики без групп при выбранных группах напоминаний не получают.

Охват под переключателем считается по сохранённому выбору. После правки групп нажмите «Сохранить», и число обновится. Как выбрать индивидуальные занятия и что значит предупреждение под полем, описано в разделе «Только для части групп» статьи Сообщения по журналу.

Текст напоминания

Поле «Текст напоминания» под переключателем. Оставьте пустым - уйдёт формулировка по умолчанию.

В текст подставляются три вставки:

• {имя} - имя ученика;
• {фамилия} - его фамилия;
• {ссылка} - адрес его личного кабинета, где видно остаток и сумму.

Имя и фамилия отдельными вставками, а не одной: порядок и то, нужна ли фамилия вообще, организация выбирает сама.

Вставку {ссылка} лучше не убирать: по ней человек видит, за что и сколько платить, и может отправить чек.

Чтобы отказаться от своей формулировки, очистите поле и сохраните: вернётся текст по умолчанию.

Что дальше

• Отправка сообщения ученикам
• Автосообщения об изменениях в расписании - второе правило, работающее само.
• Напоминание об оплате - пороги, по которым считается повод.