Поступления и отработанное: почему цифры разные

В шапке финансового отчёта стоят рядом две суммы: «Поступления» и «Отработано». Они почти никогда не равны: они считают разные события.

Поступления - это касса

В «Поступления» попадает каждый абонемент, оплаченный внутри выбранного периода. Дата берётся та, что указана при оформлении оплаты, а не дата занятия. Абонемент, купленный впрок на три месяца вперёд, целиком лежит в кассе того месяца, когда за него заплатили.

Эту же сумму подробно расписывает список «Поступления» внизу отчёта: строка на каждую оплату.

«Отработано» - это закрытые занятиями деньги

«Отработано» и все разрезы статистики считают другое: сколько стоят занятия, списанные с абонементов внутри периода. Отработанное - не вторые деньги в дополнение к поступлениям, а срез тех же самых: сколько из них организация уже отработала.

Цена одного занятия считается просто:

цена занятия = сумма абонемента / количество занятий в нём

Обе величины копируются в абонемент в момент покупки. Поэтому если потом изменить вид абонемента в справочнике - поднять цену или число занятий, - история не перепишется: уже проданные абонементы продолжат считаться по своим прежним условиям.

Пример

Мама Пети покупает абонемент на 8 занятий за 4800 рублей 28 июля. Петя ходит два раза в неделю и отхаживает его в августе.

• Июль: поступления +4800 рублей - деньги организация получила, и заработаны они в июле. «Отработано» по этому абонементу нулевое: занятий ещё не было.
• Август: новых поступлений нет. «Отработано» растёт по 600 рублей за каждое посещение, всего 4800 рублей за месяц.

Разница между ними - незакрытый аванс: занятия, за которые вам уже заплатили, но которые ещё предстоит провести. Чем длиннее абонементы вы продаёте, тем сильнее поступления обгоняют отработку.

Пропуски и посещения без оплаты

• Списанный пропуск идёт в отработку. Если по правилам вида абонемента пропуск списывает занятие, деньги организация за него получила, а место в группе держала. Такие занятия попадают в «Отработано» и дополнительно показаны колонкой «Списано за пропуски».
• Посещение без оплаты в отработку не попадает. Ученик пришёл, а списывать было нечего: абонемент закончился или его не было. Их считает колонка «Посещений без оплаты» и карточка с тем же названием в шапке. Такие визиты становятся долгом ученика.

Кто именно пришёл без оплаты

Нажмите на цифру «Посещений без оплаты» - и откроется список: кто приходил, сколько раз и в какие дни. Имя ведёт в карточку ученика, дата - в само занятие, название группы - в группу.

Список открывается и из шапки отчёта (тогда он про весь период), и из любой строки разрезов - тогда он сужен до этой группы, преподавателя, зала или направления.

Оттуда обычно и идут в карточку ученика: оплата абонемента погасит долг, и эти посещения переедут в «Списано с абонементов».

[!ПРИМЕЧАНИЕ] Список считает посещения за период, а не должников на сегодня. Это разные вещи: фильтр «Должники» в разделе «Ученики» показывает тех, за кем долг числится сейчас, за всю историю. Ученик может быть в отчёте за июль и не быть в должниках сегодня - значит, он уже заплатил.

Погашение долга сдвигает уже закрытый период

Долг гасит любая более поздняя оплата, а отработку разрезы считают по дате занятия.

Если отчёт за месяц нужен «как есть», выгрузите его в Excel: файл уже не изменится.

Что дальше

• Финансовый отчёт - что означает каждая колонка.
• Отчёт по преподавателям и зарплата - откуда берётся сумма к выплате.