Что будет, когда срок тарифа закончится

Когда оплаченный период заканчивается, организация переходит на бесплатный тариф и продолжает работать со всеми своими данными. Что именно изменится, зависит от одного: помещается ли организация в бесплатный тариф.

Если организация помещается в бесплатный тариф

Не изменится почти ничего. Занятия генерируются по расписанию, посещаемость отмечается, абонементы списывают занятия, отчёты считаются, ученики открывают свои кабинеты.

Изменится только вот что:

тариф в блоке «Настройки» -> «Компания» становится бесплатным, рядом появляется оранжевая метка «срок истёк»;
под ней написано, что произошло: «Оплаченный период закончился … Сейчас действует бесплатный тариф»;
завести ученика или группу сверх бесплатного лимита больше нельзя;
завести ещё одну свою организацию тоже нельзя - для этого все ваши организации должны быть на платном тарифе с действующим сроком (см. Регистрация организации). Уже созданные организации никуда не деваются.

Если организация в бесплатный тариф не помещается

Так бывает, когда на платном тарифе набралось больше учеников или групп, чем помещается в бесплатный. Тогда через три дня после окончания оплаченного срока приостанавливаются отметка посещаемости и оформление абонементов.

Эти дни нужны на случай, когда банк отвечает не сразу или карта истекла без предупреждения: автопродление продолжает пробовать списать плату и после окончания срока. Все три дня CRM работает как обычно, а точная дата приостановки показывается заранее - в блоке «Компания» и на странице «Тарифы».

Когда приостановка наступит:

в журнале занятия нельзя поставить или снять отметку, а над списком учеников занятия появляется красная плашка с объяснением;
нельзя оформить новый абонемент - ни из карточки ученика, ни по заявке на оплату от плательщика;
всё остальное работает: списки, карточки, расписание, заметки о занятиях, все отчёты и все выгрузки.

Ученики при этом ничего не теряют: их личные кабинеты открываются, а заявку на оплату плательщик по-прежнему может отправить - она останется в очереди, пока сотрудник не сможет её оформить.

Какие уведомления придут

Владельцу организации приходят до четырёх уведомлений - в ленту, на почту и в приложение. Письма о них приходят всегда, даже если в настройках уведомлений у строки «Абонементы и оплаты» снята галочка «Email» и даже если вы давно не заходили в CRM:

За три дня до конца срока - уведомление с тарифом и датой в заголовке, например «Тариф «Старт» заканчивается 16 октября». Если к организации привязана карта и автопродление включено, в этом же уведомлении будет сказано, какого числа и сколько с неё спишется, - делать в таком случае ничего не нужно, см. Оплата тарифа картой.
За день до конца срока - последнее напоминание с тем же заголовком. Приходит оно только если списания не ожидается: карта не привязана, автопродление выключено или списать по ней не получится. Когда автопродление работает, этого уведомления не будет - в тот же день с карты уже списывается плата, а если списание не пройдёт, вместо напоминания придёт «Не удалось продлить тариф».
В первый день на бесплатном тарифе - «Организация перешла на бесплатный тариф». Если организация в бесплатный не помещается, в тексте названа дата, с которой журнал и абонементы приостановятся, и оба выхода: оплатить тариф или заархивировать лишние записи. Если помещается - сказано, что новых учеников и групп сверх бесплатного лимита больше не завести.
В день приостановки - «Журнал и абонементы приостановлены», с точными цифрами: сколько у вас учеников и групп и сколько помещается.

Первые три уведомления приходят на почту в утреннем письме в 09:30, вместе с остальными событиями за сутки. Тема у такого письма не обычная «Уведомления за день», а заголовок уведомления о тарифе и название организации, например «Тариф «Старт» заканчивается 16 октября - Ромашка», а само уведомление стоит в письме первым. Если за сутки уведомлений о тарифе несколько, в теме и первым в письме стоит самое свежее. Четвёртое приходит отдельным письмом сразу. Подробнее про утренние письма - Утренние сводки и письма.

Что делать

Выхода два, и оба возвращают журнал сразу же:

Оплатить тариф, в который организация помещается. Порядок действий - в статье Как сменить тариф. Ничего восстанавливать и переносить не нужно, данные всё это время лежали на месте.
Заархивировать лишних учеников или группы: архивные записи в лимит не входят. Организации, которая закрыла часть групп или распустила выпускников, подходит именно этот путь - платить за размер, которого уже нет, незачем.

Если был запланирован переход на меньший тариф

Запланированный переход срабатывает очередным списанием: в назначенный день с карты списывается плата за выбранный тариф, и организация переходит на него.

Если списание не прошло или автопродление отключено, переходить не на что: срок просто заканчивается, и организация оказывается на бесплатном тарифе - ровно так, как описано выше. Оплатите нужный тариф вручную на странице «Тарифы», и он включится сразу.

Если вы решили остаться на бесплатном

Рабочий вариант, а не «неоплаченное состояние» - при условии, что организация в бесплатный тариф помещается. Тогда она продолжит вести уже заведённых учеников сколько угодно долго, а когда понадобится завести нового сверх лимита, у вас будет два выхода: заархивировать тех, кто перестал ходить, или перейти на платный тариф.