Виды абонементов

Вид абонемента - это шаблон, по которому вы потом оформляете оплату конкретному ученику. В нём написано, сколько занятий даёт абонемент, сколько он стоит и что делать с пропусками. Пока хотя бы один вид не заведён, оформить оплату не получится.

Где заводить

«Настройки» -> «Абонементы и скидки», кнопка «Добавить абонемент».

Заводить и править виды абонементов могут владелец, совладелец и администратор. Преподаватель список видит, но менять его не может.

В списке рядом с названием, числом занятий и стоимостью стоит колонка «Срок»: «Бессрочный» либо сам срок так, как вы его задали, - «1 месяц», «30 дней». В колонке «Занятий» у безлимитного вида стоит зелёная метка «Безлимит», а в колонке про пропуски - прочерк: правила списания у него нет. У вида по расписанию в той же колонке синяя метка «По расписанию», а стоимость подписана «за занятие».

Виды идут по стоимости, от дешёвых к дорогим; при равной цене выше тот, где больше занятий, а безлимитный - последним. Тот же порядок ученик видит в личном кабинете, когда выбирает, что оплатить.

Что заполнить

• «Название» - то, что увидят все, кто оформляет оплату: «8 занятий», «Разовое», «Безлимит на месяц». Обязательное поле.

• «Занятия в абонементе» - три варианта:

  • «Фиксированное» - абонемент на заданное число занятий, его вписывают в поле «Количество занятий». Именно от этого числа считается остаток;
  • «Безлимит» - занятия не ограничены, ограничен только срок. Разбор ниже;
  • «По расписанию» - занятий столько, сколько их стоит в расписании ученика на период оплаты. Разбор в статье Абонемент по расписанию и перенос занятий.

  Вариант выбирается при создании вида. У сохранённого вида «По расписанию» нельзя сменить на другой вариант, и обратно.

• «Стоимость, ₽» - обычная цена. При оформлении оплаты она подставится сама, но сумму всегда можно поправить руками. У вида по расписанию поля нет: стоимость считается при оформлении.

• «Цена занятия, ₽» - у безлимитного вида и у вида по расписанию, и там она обязательна. Одно посещение по такому абонементу приносит организации именно столько: из неё считается доход в отчётах и процент в зарплате преподавателя. У вида по расписанию из неё же считается стоимость абонемента. Оставить её пустой нельзя, форма не сохранится. У фиксированного вида поля нет: там цена занятия и так известна - стоимость, делённая на количество занятий.

• Правило списания за пропуски - три варианта, разбор в отдельной статье Списываются ли пропуски: «Не списывать занятия», «Списывать занятия» и «Разрешить N пропусков, сверх - списывать». У последнего появляется поле «Сколько пропусков разрешено (N)». У безлимитного вида поля нет вовсе: пропуску нечего отнять.

• «Бессрочный» - галочка. Стоит - абонемент этого вида не сгорает по времени и живёт, пока в нём есть занятия. Снимите её, и появятся два поля: «Срок действия» (число) и «Считать в» («Месяцах» или «Днях»). У безлимитного вида и у вида по расписанию галочка недоступна: срок им обязателен.

• «Начинать с первого посещения» - галочка, появляется только у бессрочного вида. Стоит - абонемент начинает действовать не с даты начала, а с первого посещения, которое он оплатил: пропуски до этого дня не списываются и в число пропусков абонемента не входят. Удобно, когда оплату вносят заранее, а когда ученик придёт, неизвестно. У вида со сроком галочки нет: срок всё равно считается от даты начала. Разбор в статье Списываются ли пропуски.

• «Для кого» - группы и индивидуальные занятия, для которых этот вид продаётся. Пустое поле - вид доступен всем ученикам. Разбор ниже.

• «Абонемент по умолчанию» - галочка. Такой абонемент будет заранее выбран в окне оплаты.

Срок действия

Срок отвечает на вопрос «на сколько хватает абонемента по времени». Из него CRM считает дату окончания при оформлении оплаты: месяц с 1 августа заканчивается 31 августа, а не 1 сентября, - последний день срока входит в него.

Дату в конкретной оплате можно поправить всегда: подставленное значение это заготовка, а не запрет.

У новых видов галочка «Бессрочный» стоит по умолчанию.

Для каких групп и индивидуальных занятий

Поле «Для кого» в окне вида отвечает на вопрос, кому этот абонемент продаётся. В списке две части: «Группы» и «Индивидуальные занятия».

• Группы выбираются поимённо. Абонемент «Курс ОГЭ» привяжите к группам «ОГЭ 9А» и «ОГЭ 9Б». Новая группа в привязку сама не попадает: заведя её, откройте вид и добавьте группу в поле.
• Индивидуальные занятия выбираются по направлению: пункт «(индив.) Вокал» означает занятия один на один по вокалу у любого преподавателя. Групповые занятия по вокалу в него не входят, поэтому абонемент «Индивидуальный вокал» не увидят ученики, которые ходят только в группу вокала. В списке есть все направления, даже те, по которым индивидуальных учеников пока нет.
• Пустое поле - вид доступен всем ученикам.

Что меняется у привязанного вида:

• в личном кабинете ученик видит только виды, привязанные к его группам или к его индивидуальным занятиям, и виды без привязки. Абонемент чужих занятий он оплатить не сможет. Группы со свободной записью считаются группами каждого ученика: записаться на них из кабинета может любой, значит, и оплатить абонемент для них тоже;
• в окне оплаты из карточки ученика галочки «Действует на занятия» ставятся сами: по группам ученика и его индивидуальным занятиям, которые входят в привязку. Их можно поменять;
• при оплате на странице банка абонемент привязывается к этим же занятиям ученика сам, включая подходящие группы со свободной записью.

В списке видов у привязанного вида под названием стоит строка «Для: …».

Вид для погашения задолженности (блок ниже) привязкой не ограничивается: пока у ученика есть неоплаченные занятия, он видит его в кабинете всегда.

Сотрудник, у которого доступ ограничен филиалом, в окне вида и в списке видов видит в привязке только группы своих филиалов. Если вид привязан и к группам других филиалов, вместо «никому» или «Ни для кого» ему написано «привязан ещё к N группам других филиалов». Эту часть привязки может изменить только сотрудник с доступом ко всем филиалам.

Если все группы, к которым привязан вид, удалены, вид не видит никто. В окне вида появится предупреждение: выберите группы или индивидуальные занятия заново или сохраните пустое поле, чтобы абонемент снова был доступен всем.

Группы и направления в архиве остаются в поле с пометкой «- в архиве», а в списке видов так же подписаны в строке «Для: …». Ученикам архивной группы такой вид не предлагается. Если в привязке остались только архивные группы и направления, вид тоже не видит никто, и окно вида об этом предупреждает: добавьте действующие группы или очистите поле.

Безлимитный абонемент

Безлимитный абонемент продают за период, а не за занятия: ученик ходит столько раз, сколько успеет, пока не кончится срок. В «Занятия в абонементе» выберите «Безлимит» - поле с количеством пропадёт, а под стоимостью появится «Цена занятия, ₽».

Задайте такому виду срок действия: галочка «Бессрочный» у него недоступна. Абонемент без обоих ограничений не кончился бы никогда, и ученик перестал бы попадать в напоминания об оплате.

Цену занятия назовите сами. У обычного абонемента CRM берёт её делением: 4800 ₽ за восемь занятий - 600 ₽ за занятие. У безлимитного делить не на что, поэтому решает студия: «месяц стоит 7500 ₽, и мы считаем занятие по 750 ₽». В списке видов эта цена стоит второй строкой под стоимостью.

Что меняется у выданного абонемента:

• вместо «5 из 8» везде стоит «Безлимит» - в карточке ученика, в списке учеников, в колонке «Абонемент» журнала занятия и в личном кабинете;
• при оформлении оплаты не спрашиваются «Остаток занятий» и «Количество»;
• посещения списываются как обычно, но остаток не убывает: закончится такой абонемент только по сроку.

Правила списания за пропуски у такого вида нет, и поле с ним в форме не появляется: отнимать пропуску нечего, поэтому все три варианта означали бы на нём одно и то же. Счётчик пропусков в карточке ученика при этом остаётся - он говорит, сколько занятий ученик пропустил.

Абонемент по умолчанию

По умолчанию может быть только один вид - тот, который вы продаёте чаще всего. Чтобы назначить другой, откройте меню «…» в строке нужного абонемента и выберите «Сделать по умолчанию». Прежний потеряет отметку сам, снимать её отдельно не нужно.

Если вид у организации всего один, отмечать его не обязательно: в окне оплаты он выбирается сам.

Абонемент для погашения задолженности

Блок с таким названием стоит под списком видов. В нём выбирается вид, которым ученик закрывает неоплаченные занятия в своём личном кабинете: обычно это разовое занятие.

Долг закрывает любая оплата, а занятие внутри абонемента почти всегда дешевле разового. Пока выбор в кабинете ничем не ограничен, копить долг и закрывать его пакетом со скидкой выгоднее, чем платить вовремя.

Что меняется, когда вид выбран: пока у ученика есть неоплаченные занятия, в его кабинете доступен только этот вид, а количество подставляется по числу неоплаченных занятий. Оплатить их можно одной суммой - четыре разовых занятия одним переводом, а не четырьмя подряд. Как только долг закрыт, в кабинете снова виден весь прайс.

Вид для погашения закрывает долг в любой группе. Оплата им из кабинета картой, а при подтверждении заявки на перевод по умолчанию, оформляет абонемент на все занятия ученика, даже если сам вид привязан к группам или индивидуальным занятиям («Для кого»). Без долга тот же вид действует по привязке. Начинается такой абонемент сегодня, а не после действующего абонемента: он оплачивает уже посещённые занятия, а не следующий срок.

Количество спрашивается только у видов на одно занятие. Назначьте для погашения пакет - и ученик будет брать его по одному: несколько одинаковых пакетов на один и тот же месяц действуют одновременно и тратятся общей очередью, то есть занятий вышло бы вдвое больше, а срок остался бы прежним.

Поле не заполнено - ученик с долгом выбирает любой абонемент.

Заархивированный вид считается невыбранным - в кабинете снова доступен весь прайс. Поэтому, снимая с продажи разовое занятие, загляните сюда.

Правка вида не переписывает историю

Когда вы оформляете оплату, количество занятий, сумма и правило списания за пропуски копируются в сам абонемент ученика. Дальше он живёт своей жизнью: подняли цену в справочнике - уже выданные абонементы не подорожают, урезали квоту прощённых пропусков с двух до одного - у тех, кто заплатил раньше, останется два, а прошлые месяцы в финансовом отчёте не пересчитаются. Привязка «Для кого» работает так же: сменили её у вида - группы уже выданных абонементов не изменятся.

Как убрать ненужный вид

В меню «…» выберите «Архивировать». Абонемент пропадёт из выбора при продаже, а уже выданные абонементы продолжат действовать и списывать занятия как обычно. Удаления «насовсем» здесь нет - только архив.

Передумали - нажмите «Показать архив» внизу раздела и «Вернуть из архива» в строке нужного абонемента. Завести такой же заново под тем же названием нельзя.