Как оформить оплату

Оплата в CRM оформляется абонементом: вы записываете, какой абонемент купили, на какой срок и за сколько. После этого занятия начнут списываться автоматически, как только вы отметите посещение в журнале.

Откуда открыть

Способа два, окно открывается одно и то же:

Из карточки ученика. Вкладка «Посещаемость и абонементы», кнопка «Оплата абонемента» рядом со списком абонементов. То же действие есть в меню «…» вверху карточки.
Из списка учеников. Меню «…» в строке ученика -> «Добавить абонемент». Так быстрее, когда деньги принесли за нескольких учеников подряд.

Владелец, совладелец и администратор могут оформлять оплату. Преподаватель - только если владелец включил ему право отмечать оплату, и только своим ученикам. Подробнее в статье Роли.

Поля окна «Оплата абонемента»

«Тип абонемента» - обязательное поле. Список берётся из видов абонементов: в раскрытом списке под названием второй строкой показаны количество занятий, цена и срок действия, в самом поле рядом с названием остаётся цена. Если у вас назначен абонемент по умолчанию, он уже выбран. Если вид абонемента у организации всего один, он выбран тоже, даже без отметки «по умолчанию». Под полем подписано правило списания за пропуски у выбранного вида.
«Остаток занятий» - сколько занятий у ученика ещё не отхожено. Поле уже заполнено числом занятий выбранного вида, и при обычной оплате его не трогают. Уменьшите его, когда вносите абонемент, начатый до перехода в CRM: у ученика осталось 3 занятия из 8 - впишите 3. Абонемент останется абонементом на 8 занятий (метка покажет «3 из 8», а в отчётах занятие будет стоить восьмую часть суммы), просто списывать он начнёт с трёх. В списке абонементов ученика под меткой появится строка «Внесён с остатком 3 из 8» - по ней потом видно, какое число вы вписали. Больше, чем даёт вид, вписать нельзя. У выданного абонемента поле не правится: количество занятий зафиксировано в момент оплаты. У безлимитного вида поля нет вовсе - занятий там не ограничено, и уменьшать нечего.
«Количество» - сколько одинаковых абонементов оформить одной оплатой. Поле есть только у видов на одно занятие: четыре разовых занятия это четыре абонемента, и заводить их по одному значит четыре раза заполнить это окно. «Оплачено» при этом остаётся ценой ОДНОГО абонемента (именно она попадёт в каждый из них и в отчёт о поступлениях), а итог подписан под полем. У видов на несколько занятий поля нет - почему, разобрано в Видах абонементов. У разового вида заодно не показывается «Остаток занятий» - он и так равен единице. Сменили вид на абонемент из нескольких занятий - количество вернётся к одному. У безлимитного вида поля нет: занятий в нём и так не ограничено, и второй абонемент на тот же месяц не дал бы ничего сверх первого.
«Количество занятий» и «Перенос остатка» - только у вида по расписанию, вместо «Остатка занятий» и «Количества». CRM считает занятия ученика по расписанию на период и предлагает перенести остаток прошлого абонемента по расписанию. Оба числа правятся руками, а стоимость под ними пересчитывается: цена занятия, умноженная на число занятий без перенесённых.
«Действует на занятия» - галочки по группам ученика и по направлениям его индивидуальных занятий («(индив.) Вокал»). Ничего не отмечено - абонемент действует на все занятия ученика, включая те, в которые его запишут потом: записали завтра в новую группу - её занятия начнут списываться с этого абонемента. Отмечайте что-то одно, только когда ученик ходит и туда, и туда, а платит за это отдельно. Индивидуальные занятия выбираются направлением, а не преподавателем: занятие один на один, проведённое другим преподавателем, такой абонемент тоже оплатит. Блока нет только у ученика, которого пока не записали никуда. Если у выбранного вида заполнено поле «Для кого» (Виды абонементов), галочки ставятся сами по группам и индивидуальным занятиям ученика из этой привязки; поменять их можно. Группы со свободной записью, в составе которых ученик не числится, тоже есть в списке с пометкой «(свободная запись)»: если он записывался на их занятия или группа входит в привязку выбранного вида. Так и при подтверждении заявки на оплату абонемент для открытой группы не оформится «на все занятия».
«Начало действия» - обязательное поле. Подставляется сегодня или, когда у ученика есть действующий абонемент на те же занятия со сроком и неизрасходованными занятиями, день после его окончания. Вид не важен: перешли с абонемента на 8 занятий на абонемент на 4 - новый тоже встанет после старого. Абонемент на другую группу не продлевается: новый начнётся сегодня. «Сегодня» считается по часовому поясу организации, а не телефона или браузера. При продлении под полем стоит подпись «Сразу после действующего абонемента «…» (до …)» с названием абонемента. Так оплаченные дни не сгорают при досрочной оплате. Отметили или сняли галочку в «Действует на занятия» - дата пересчитается под новый набор занятий: пока ничего не отмечено, новый абонемент встаёт после самого позднего из действующих, а с отмеченной группой - после абонемента этой группы. Дату можно поменять, и тогда галочки её больше не двигают. С этой даты абонемент и участвует в списании.
«Окончание действия» - подставляется из срока выбранного вида абонемента, считая от даты начала. Сменили вид или сдвинули дату начала - дата окончания пересчитается сама; поправили её руками - пересчёт больше не вмешивается. То же с датой начала и галочками «Действует на занятия»: поставленное руками смена вида не трогает. Пустое поле означает бессрочный абонемент: он будет действовать, пока не кончатся занятия. У вида с галочкой «Бессрочный» поле так и остаётся пустым. У безлимитного вида и у вида по расписанию поле обязательно: у второго по нему считаются занятия периода.
«Оплачено» - сумма, которую вы получили. Если оставить поле пустым, подставится цена, показанная в подсказке к полю.
«Оплата внесена» - дата платежа. Именно по ней абонемент попадает в отчёт о поступлениях, поэтому при оплате задним числом её стоит поправить.
«Способ оплаты» - «Наличные» или «Безналичные». Поле необязательное: по умолчанию не выбрано ничего, и оплата сохранится без него. Выбранный способ виден в списке абонементов ученика и отдельной колонкой в финансовом отчёте, где по нему же отбирают список поступлений и считают наличную выручку отдельно от безналичной.
«Комментарий к платежу» - свободный текст до 2000 символов: «оплата переводом», «доплата за июль». Виден в списке абонементов ученика.

Скидка и индивидуальная цена

В карточке ученика есть блок «Индивидуальные условия» с тремя вариантами: «Нет - обычная стоимость абонементов», «Скидка от стоимости абонемента» (поле «Скидка, %») и «Индивидуальная цена» (поле «Индивидуальная цена, ₽»).

Когда вы открываете окно оплаты, CRM сама считает сумму по этим условиям и показывает её подсказкой в поле «Оплачено»: сначала берётся индивидуальная цена, если её нет - применяется скидка в процентах, если и её нет - берётся обычная цена вида абонемента. Под полем при этом написано, почему сумма именно такая: «Индивидуальная цена: …» или «Скидка ученика: …».

Если у ученика был долг

Когда у ученика есть неоплаченные посещения, окно оплаты называет результат ещё до сохранения, плашкой над формой: «Сразу спишется 5 занятий за прошлые посещения. Останется 3 из 8». Так и произойдёт: остаток нового абонемента окажется меньше номинала ровно на число погашенных занятий. Плашка учитывает и список «Действует на занятия»: долг за занятие, которое под условия абонемента не попадает, она отдельной строкой и назовёт - см. Долг ученика.

Правка и удаление

Абонемент можно открыть повторно (щелчком по строке или через «…» -> «Редактировать») и поправить период, группы, сумму или комментарий. Вид абонемента при этом уже не меняется: количество занятий и цена зафиксированы в момент покупки.

Дата окончания у выданного абонемента тоже больше не пересчитывается: сдвиг даты начала её не двигает. Нужна другая дата - впишите её сами.

После каждой правки CRM пересчитывает списания по ученику целиком. Сузили период или набор групп - освободившиеся занятия тут же подхватит соседний абонемент, если он подходит.

Что дальше

Два способа принимать оплату - чтобы ученик платил сам, а не приносил деньги в организацию.
Виды абонементов - откуда берутся цена, число занятий и срок.