Онлайн-запись и заявки на пробное занятие

В расписании на сайте можно включить кнопку «Записаться». Посетитель оставляет имя и телефон, а заявка попадает в CRM вместе с занятием, на которое он нажал.

Доступно владельцу, совладельцу и администратору.

Что понадобится

Включённый виджет расписания - см. Расписание на сайте организации.
Заполненные реквизиты организации в разделе «Компания». Пока нет политики конфиденциальности, переключатель приёма заявок недоступен: собирать имена и телефоны посторонних людей не на основании чего.

Как включить

Откройте «Настройки» и выберите «Виджет расписания».
Включите «Принимать заявки на пробное занятие».

В расписании появится кнопка «Записаться».

Свободная запись в группы от этого переключателя не зависит: её включают в карточке группы. Можно принимать запись и не принимать заявки, и наоборот.

Что заполняет посетитель

«Ваше имя» и телефон - обязательно.
«Комментарий» - что посчитает нужным: возраст, удобное время.
Согласие на обработку персональных данных со ссылкой на вашу политику конфиденциальности.

В приложении ВКонтакте телефон можно не вводить, а подтвердить кнопкой «Подтвердить номер через ВКонтакте». У такой заявки рядом с телефоном стоит «Номер подтверждён ВКонтакте». Подробнее - Расписание в сообществе ВКонтакте.

На сайте та же кнопка есть, если организация включила подтверждение номера при записи на занятие (см. Свободная запись на занятия группы). В заявке подтверждение остаётся по желанию: номер можно ввести вручную. У подтверждённого номера стоит «Номер подтверждён через VK ID».

Нажал «Записаться» на карточке занятия - группа, дата и время сохранятся в заявке. Нажал над сеткой - заявка придёт без занятия, и в списке на его месте будет серый прочерк.

Где смотреть заявки

Вход - значок заявок в шапке рядом с колокольчиком, с общим числом того, что ждёт решения. Он ведёт в очереди организации; заявки с сайта лежат на вкладке «С сайта», и на ней стоит число новых. Пункта в меню у страницы нет.

Вкладка появляется, когда расписание показывается на сайте и включён приём заявок или есть хотя бы одна группа со свободной записью: записавшиеся новички тоже попадают сюда. Выключите и то и другое - вкладка останется до тех пор, пока в очереди есть неразобранные заявки.

Вкладка «В работе» показывает то, что ждёт действия, «Все» - всю очередь.

Состояния заявки

Откройте строку, чтобы позвонить и отметить решение:

«Новая» - заявкой ещё никто не занимался.
«Связались» - дозвонились, решения пока нет.
«Записан» - человек записан на занятие.
«Не сложилось» - закрыто без записи.

Поле «Заметка» рядом с решением видят только сотрудники организации.

Уведомления

О новой заявке узнают владелец, совладелец и администратор: строка в колокольчике, а по настройке ещё письмо и уведомление на телефон. Настраивается в разделе «Мой аккаунт», строка «Заявки с сайта» - отдельно от остальных уведомлений.

Как завести ученика по заявке

Договорились по телефону - откройте заявку и нажмите «Завести ученика». Откроется пустая карточка ученика, уже заполненная данными заявки:

имя из заявки разложено на «Имя» и «Фамилию» - проверьте и поправьте;
имя и телефон повторены в «Контактах»: заявку часто оставляет взрослый за ученика;
комментарий посетителя лёг в «Дополнительную информацию»;
группа занятия отмечена в «Группах и расписании», если она не в архиве.
если человек оставил заявку из ВКонтакте или подтвердил номер через ВКонтакте на сайте, в поле «Ссылка» уже стоит его страница ВКонтакте. Не нужна - сотрите.

Допишите остальное и нажмите «Сохранить» - до этого момента ученик не заведён.

Состояние заявки кнопка не меняет. Его меняет первое посещение: когда ученику, заведённому по заявке, в журнале ставят «Посетил занятие» или «Бесплатное занятие», заявка сама становится «Записан» и уходит из вкладки «В работе». Считается только занятие того же направления, что и в заявке, и не раньше дня, когда её оставили. Заявка без занятия, оставленная над сеткой, сама не закрывается: направления в ней нет. Записался человек в другое направление, пришёл по заявке без занятия или так и не пришёл - поставьте состояние в заявке сами.

Заявку в состоянии «Не сложилось» посещение не трогает: это ваше решение. Снятая отметка состояние обратно не возвращает, поправьте его в заявке вручную.

Сохранённая карточка привязывается к заявке: вместо кнопки в ней появляется строка «Ученик» со ссылкой на карточку. Второй раз по той же заявке ученик не заведётся.

Если заявку оставили в расписании во ВКонтакте и человек разрешил сообщения от сообщества, после сохранения карточки:

ученик сразу подключается к сообщениям ученикам во ВКонтакте: согласие человек дал в расписании, нажав «Сообщать об изменениях»;
ему уходит сообщение со ссылкой на кабинет ученика.

Что ушло, видно в сообщении после сохранения: «Ученик подключён к сообщениям во ВКонтакте, ссылка на кабинет отправлена». Отправлять ссылку ещё раз не нужно. Если разрешения нет, ничего не уходит, и ссылку можно отправить из карточки как обычно.

Когда запись привязывают к ученику, который уже есть в CRM, ничего не уходит и никто не подключается: телефон бывает общим на семью.

Связь видна и с другой стороны: в карточке ученика, внизу блока «Заметки», стоит строка с датой заявки и её комментарием. Преподавателю эта строка не показывается.