Шаблон для учёта в таблице
Таблица посещаемости в Excel: шаблон журнала для студии, секции и кружка
Таблица на месяц с отметками по дням, подсчётом посещений и пропусков и остатком абонемента, который считается по тем же отметкам. Сделана под студию с абонементами, а не под школьный журнал: в ней нет оценок и тем урока, зато есть пробные занятия и срок действия абонемента.
Файл xlsx, без регистрации и почты.
Формулы стандартные, такие есть в Excel, Google Таблицах и МойОфис.
Что внутри
Три листа. Жёлтые ячейки заполняете вы, в остальных стоят формулы, и трогать их не нужно.
- 1
Как пользоваться
Короткая инструкция первым листом: что заполнять, какие отметки ставить, как завести новый месяц. Три строки с примерами показывают, как это выглядит заполненным.
- 2
Абонементы
Строка на каждый абонемент: куплено занятий, с какого дня действует, посещено по всем листам месяцев, остаток. Занятие идёт в тот абонемент ученика, который начался последним, поэтому с двух абонементов оно не списывается, а старые строки остаются историей. Состояние считается само: «заканчивается» при двух занятиях и меньше, «закончился» при нуле, «срок истёк» по дате. С абонемента списывается только «1»: пропуски «н» и «б» и пробное занятие «п» остаток не уменьшают.
- 3
Листы месяцев, с сентября по август
Двенадцать листов на учебный год, по одному на месяц. Ученики по строкам, дни по столбцам, выходные подкрашены, дни недели считаются от даты в одной ячейке. Справа у каждого ученика посчитано, сколько раз был и пропустил, внизу - сколько человек пришло в каждый день. В новом месяце открывается следующий лист, переносить ничего не нужно.
| чт | пт | сб | вс | пн | вт | ср | чт | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ученик | Группа | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Был | Не пришёл |
| Аня Петрова | Хип-хоп 7-9 | 1 | 1 | 1 | 6 | 1 | |||||
| Миша Соколов | Хип-хоп 7-9 | 1 | б | б | 4 | 1 | |||||
| Лена Орлова | Хип-хоп 7-9 | п | 4 | 0 |
Отметки
- 1был на занятии
- нне пришёл
- бболел, пропуск по уважительной причине
- ппробное занятие, с абонемента не списывается
Как заполнять
Та же инструкция лежит первым листом внутри файла.
- 1
Проверьте год на листах месяцев
На каждом листе в ячейке C2 стоит первый день месяца, в файле это учебный год с сентября. Для другого года поменяйте дату, числа и дни недели в шапке пересчитаются сами, лишние дни погаснут.
- 2
Впишите учеников и группы
Строк сорок. Если нужно больше, вставьте строки над последней строкой учеников и протяните в них формулы итогов справа. Несколько групп ведутся на одном листе: столбец «Группа» и фильтр по нему.
- 3
Ставьте отметку на каждом занятии
Один знак в клетке дня: 1, н, б или п. Знака «+» среди отметок нет намеренно: таблицы читают его как начало формулы. Итоги справа и снизу пересчитываются при каждой отметке.
- 4
Заполните абонементы
Впишите имя ученика так же, как в журнале: по нему подтягиваются посещения. Рядом укажите, сколько занятий куплено, с какого дня абонемент действует и до какого. Остаток считается сам: посещения берутся со всех месяцев с даты начала и до начала следующего абонемента этого ученика.
- 5
Новый месяц и новый абонемент
В новом месяце откройте следующий лист, переносить ничего не нужно. Когда ученик покупает новый абонемент, добавьте ему новую строку на листе «Абонементы». С её даты начала занятия идут в неё, старая остаётся историей, и одно занятие никогда не списывается дважды.
Где таблица перестаёт справляться
До одной-двух групп этого шаблона хватает, и переходить на программу ради них незачем. Таблица ломается в четырёх местах.
Файл лежит на ноутбуке, а занятие идёт в зале
Отметки ставят вечером по памяти или в воскресенье за неделю. Кто был в четверг, через три дня помнят уже не все.
В Позитив CRM преподаватель отмечает с телефона прямо на занятии. Если в зале не ловит, отметки копятся и уходят сами, когда появится сеть.
Что работает без сетиПро кончившийся абонемент узнают от ученика
Остаток в таблице посчитан, но посмотреть на него надо самому, по каждому ученику. Что абонемент кончился, обычно замечают, когда ученик уже пришёл на занятие, а новую строку заводят задним числом.
В CRM, когда у кого-то занятия заканчиваются или подходит срок абонемента, утром приходит сводка с именами. Новый абонемент оформляется при оплате, вписывать его руками не нужно.
Про утренние сводкиОб остатке спрашивают вас
Таблица лежит у вас, и вопрос «сколько занятий осталось» приходит в личку. Ответ каждый раз ищут в файле.
У каждого ученика своя ссылка на кабинет без логина и пароля: посещения и остаток ученик или родитель смотрит там сам.
Про кабинет ученикаОплата и отметки не связаны
Перевод пришёл на карту, чек прислали в мессенджер, а в таблице нужно не забыть поднять число в столбце «Куплено». Через месяц уже не вспомнить, за какой абонемент был перевод.
В CRM родитель или ученик платит из кабинета ученика, и оплата попадает в его карточку. При оплате картой абонемент оформляется сам, при переводе заявка с чеком ждёт вашей проверки.
Два способа принимать оплату
Заполненную таблицу можно прислать нам
Если таблицы перестало хватать, мы бесплатно заведём учеников и группы из неё в Позитив CRM. Вам останется проверить и начать отмечать с телефона. Бесплатный тариф действует без срока, карта для регистрации не нужна.
Чем шаблон отличается от школьного журнала
Это не форма 0504608 для детского сада и не табель учёта рабочего времени. Школьный журнал ведёт оценки, темы уроков и домашние задания, а посещаемость в нём идёт ради отчётности перед завучем. У студии, секции и кружка отчётности нет, зато есть абонементы, пробные занятия и родители, которые спрашивают об остатке.
Вопросы про шаблон
Шаблон бесплатный? Нужно оставлять почту?
Бесплатный, скачивается по прямой ссылке. Регистрации, почты и телефона мы не просим: файл можно открыть, посмотреть и удалить, если не подойдёт. Менять его под себя можно как угодно.
Скачать шаблонОткроется ли в Google Таблицах и МойОфис?
В файле только обычные функции подсчёта (COUNTIF, SUMPRODUCT, IF) и условное форматирование, такие есть в Excel, Google Таблицах, МойОфис и LibreOffice. В Google Таблицы файл загружается через меню «Файл», пункт «Импортировать». Если в каком-то редакторе что-то не посчиталось, напишите нам, поправим шаблон.
Как заполнятьКак вести несколько групп в одном файле?
У каждого ученика есть столбец «Группа». Пишите учеников всех групп на одном листе подряд и включайте фильтр по этому столбцу, когда нужна одна группа. Лист «Абонементы» считает по всем листам месяцев, поэтому остаток считается у всех сразу. Отдельный лист на группу заводить не стоит: формулы остатка берут отметки только с двенадцати листов месяцев, которые уже есть в файле.
Что внутри шаблонаАбонемент куплен в прошлом месяце. Как считать остаток?
Ничего переносить не нужно. На листе «Абонементы» у каждого абонемента стоит дата начала, и посещения считаются с неё по всем листам месяцев сразу, до даты начала следующего абонемента этого ученика. Абонемент с двадцатого сентября по пятнадцатое октября посчитается так же, как любой другой. Когда ученик покупает следующий, добавьте ему новую строку: занятия с её даты пойдут в неё, а старая останется историей.
Как заполнятьЧто делать, когда таблицы перестанет хватать?
Пришлите заполненную таблицу нам, и мы бесплатно заведём по ней учеников и группы в Позитив CRM. Что помещается в бесплатный и в каждый платный тариф, написано на странице тарифов.
Как перенести базу
Попробуйте Позитив CRM бесплатно
Заведите свои группы и проведите неделю занятий: бесплатный тариф действует без срока.
Карта не нужна